Planificarea și Coordonarea Proiectelor cu Microsoft Project la Hidroelectrica

1. Care a fost contextul în care a apărut nevoia de formare și certificare MS Project pentru grupul de participanți?

Bogdan Păun: Nevoia de formare și certificare Microsoft Project a apărut din necesitatea de a crește eficiența operațională și de a standardiza procesele de management în cadrul Hidroelectrica. Aceasta decurge din câteva provocări specifice mediului de business și organizațional:

• Adaptarea la Transformarea Digitală: Dezvoltarea competențelor digitale pentru a genera rapoarte automatizate și a asigura un control strict asupra riscurilor și abaterilor pe parcursul unui proiect.
• Planificarea Complexă: Nevoia de a trece de la instrumentele manuale (ex. foi de calcul Excel) la un software specializat capabil să gestioneze diagrame Gantt, dependențe între sarcini și alocarea corectă a resurselor. Determinarea și monitorizarea Drumului critic au fost un element important în luarea deciziei de a folosi MS Project în activitatea de management de proiect.
• Optimizarea Costurilor și a Resurselor: Cerința de a elimina supraalocarea resurselor, de a estima corect bugetele și de a monitoriza respectarea termenelor-limită (în special Punerile în Funcțiune, PIF).
• Standardizarea Competențelor: Alinierea echipelor și Managerilor de Proiect la standardele profesionale internaționale.

2. Ce obiective ați urmărit prin acest program de dezvoltare?

Bogdan Păun: Participarea colegilor din Departamentul Management de Proiect (atât MP, cât și Raportori) la un program de certificare Microsoft Project are ca scop principal validarea și stăpânirea competențelor necesare pentru planificarea, implementarea și finalizarea cu succes a proiectelor, odată ce decizia utilizării platformei MS Project a fost luată și a fost implementată în cadrul departamentului. Obiectivele urmărite prin urmarea unui astfel de program includ:

• Stăpânirea funcționalităților: Dobândirea cunoștințelor de bază și avansate în utilizarea aplicației pentru gestionarea resurselor, a timpului și a bugetului.
• Planificare și Structurare: Învățarea metodelor de definire a etapelor unui proiect, a structurii de descompunere a lucrărilor (WBS) și a dependențelor dintre activități.
• Monitorizare și Control: Aprofundarea tehnicilor de analiză a avansării proiectului, evaluare a riscurilor și control al costurilor pentru a asigura atingerea obiectivelor stabilite.
• Generare de Rapoarte: Capacitatea de a crea rapoarte vizuale și grafice clare pentru a comunica eficient stadiul proiectului către părțile interesate.

Aceste certificări confirmă practic faptul că platforma va fi utilizată la potențialul ei maxim.

3. De ce a fost important ca programul să aibă atât o componentă de formare, cât și una de certificare?

Bogdan Păun: Integrarea atât a formării, cât și a certificării asigură atât acumularea cunoștințelor practice (am încurajat participarea fizică a cursanților, nu online), cât și validarea oficială a acestora (prin certificare recunoscută). Formarea oferă deprinderile necesare lucrului concret cu platforma, de la planificare și diagrame Gantt, până la alocarea resurselor și stabilirea etapelor de lucru. Certificarea aduce valoare pe piața muncii, oferind angajatorilor o dovadă concretă a competențelor și validând standardele înalte de performanță la nivelul companiei.

4. Cum ați descrie rolul MS Project în activitatea participanților sau în gestionarea proiectelor din organizație?

Bogdan Păun: Platforma Microsoft Project reprezintă coloana vertebrală a managementului de proiect, oferind organizației noastre infrastructura necesară pentru planificarea detaliată, alocarea resurselor și monitorizarea în timp real a întregului Portofoliu de proiecte/programe. Soluția facilitează colaborarea și asigură atingerea obiectivelor prin controlul strict al termenelor-limită și al bugetelor. Rolul platformei în cadrul organizației se definește prin următoarele dimensiuni-cheie:

• Managementul Riscului: Oferă instrumente pentru analiza scenariilor de tip „ce-ar fi dacă?” și ajustarea planificării inițiale (fie, tradițional, pe metodologii waterfall, fie agile, unde și când este cazul) ori de câte ori apar devieri.
• Planificare și Programare: Permite descompunerea proiectelor complexe în faze și sarcini ușor de gestionat, stabilind succesiunea logică, dependențele dintre activități și termenele finale.
• Alocarea și Controlul Resurselor: Managerii pot repartiza sarcinile în funcție de disponibilitatea fiecărui expert/membru al echipei de proiect și pot gestiona eficient bugetele pentru a preveni supraalocarea sau blocajele.
• Monitorizarea Progresului: Prin intermediul Diagramelor Gantt, diagramelor de rețea și al rapoartelor personalizate, echipa de proiect și Conducerea Hidroelectrica au o vizibilitate clară asupra stadiului actual de implementare, precum și a pașilor următori.

5. Ce criterii au fost importante pentru dumneavoastră în alegerea unui furnizor de training pentru acest program?

Bogdan Păun: Pentru a alege cel mai potrivit furnizor de training pentru un program de formare și certificare în MS Project, focusul a fost pus pe calitatea trainerului, pe experiența practică inclusă și pe flexibilitatea logistică. Astfel:

• Acreditarea și Autorizarea: Căutarea unor Cursuri Microsoft oficiale predate de traineri certificați Microsoft, pentru a garanta că informația este aliniată cu standardele Microsoft Learn.
• Abordarea Practică: Accentul pe proiecte reale, exerciții de tip și înțelegerea corectă a variabilelor de Work, Duration și Units, adesea structurate în module tip Bootcamp.
• Experiența Furnizorului: Analiza volumului de persoane formate de furnizor, numărul de sesiuni gestionate și companiile sprijinite.
• Formatul de Livrare: Disponibilitatea cursurilor în format de training onsite (la sediul furnizorului), cu varianta de rezervă online pentru excepțiile care nu pot fi prezente fizic.

6. Cum ați perceput colaborarea cu echipa Axioma pe parcursul proiectului?

Bogdan Păun: Colaborarea cu echipa Axioma a fost extrem de eficientă, aducând plusvaloare prin abordarea practică și orientată către rezultate. Pe parcursul cursului, echipa de traineri Axioma s-a remarcat prin câteva aspecte-cheie:

• Orientare către soluții: Au facilitat implementarea unor strategii concrete, transmițând cunoștințe aplicabile imediat, prin traininguri și simulări dedicate.
• Comunicare transparentă: Colaborarea a fost susținută de o organizare metodică, oferind claritate și un suport solid în toate etapele de predare și demonstrare.
• Specializare: Expertiza trainerilor în managementul proiectelor și transformarea organizațională a asigurat o tranziție fluidă și performanță în cadrul cursurilor, permițând o customizare a predării pe specificul Hidroelectrica.

7. Ce aspecte ale organizării, comunicării sau livrării programului au fost cele mai utile pentru dumneavoastră?

Bogdan Păun: Aspectele cele mai utile din cadrul programului de training au fost, în opinia mea, studiile de caz aplicate, exercițiile practice pe grafice Gantt și optimizarea alocării resurselor. Acestea au asigurat o tranziție rapidă de la teorie la utilizarea efectivă a programului. Astfel:

• Organizare și structură: Înțelegerea modului de definire clară a ierarhiei sarcinilor (Work Breakdown Structure) și stabilirea corectă a dependențelor dintre acestea.
• Managementul resurselor: Setarea corectă a costurilor, a orelor de lucru și evitarea suprasolicitării resurselor în cadrul programului.
• Comunicare și raportare: Generarea automată de rapoarte vizuale pentru management și setarea actualizărilor periodice de stare.

Aceste competențe au fost aprofundate suplimentar prin materialele de studiu/manualele oferite de Axioma.

8. Cum evaluați modul în care programul a răspuns nevoilor participanților?

Bogdan Păun: Evaluarea eficienței programului de formare și certificare Microsoft Project se realizează în timp, prin prisma competențelor dobândite de cursanți și a aplicabilității practice în activitatea lor de zi cu zi. Urmează să analizez impactul programului urmărind câțiva indicatori de performanță:

• Aplicabilitate practică: Măsura în care cursanții vor transpune conceptele predate (crearea WBS, secvențierea, alocarea de resurse și optimizarea bugetelor, monitorizarea drumului critic) în proiectele reale Hidroelectrica, folosind funcționalitățile platformei software.
• Rezolvarea blocajelor: Capacitatea absolvenților proaspăt certificați de a depăși constrângerile specifice și de a corecta dependențele complexe din graficele de execuție.
• Îmbunătățirea rezultatelor: Corelația dintre certificare și reducerea timpului de planificare, precum și o mai bună monitorizare a riscurilor și a resurselor organizației.

În plus, aprecierea programului de training este deja bazată pe centralizarea feedbackului direct de la cursanți referitor la claritatea livrării informației, corelată cu rata de promovare a examenului de certificare (integrală).

9. Ce feedback relevant ați primit din partea participanților, dacă există elemente pe care doriți să le menționați?

Bogdan Păun: Participanții la cursul de formare și certificare în MS Project au oferit un feedback bun, orientat primordial spre valoarea practică a acestuia. Aceștia au apreciat studiile de caz realizate. Câteva observații relevante:

• Curba de învățare: Participanții au semnalat că tranziția de la planificarea în Excel la un soft specializat dedicat a necesitat un efort suplimentar inițial, dar a adus o claritate net superioară.
• Resursele și Costurile: A fost menționată frecvent utilitatea modulelor care abordează alocarea resurselor și gestionarea costurilor, unde cursanții au apreciat setările pentru corelarea timpilor cu resursele umane.
• Abordarea practică vs. teorie: A fost remarcată dorința trainerilor ca formarea să aibă un caracter aplicat pe nevoile reale ale proiectelor Hidroelectrica.
• Pregătirea pentru certificare: Candidații au apreciat sesiunile de pregătire, evidențiind exercițiile contra timp și aprofundarea funcțiilor complexe (precum Critical Path, Baselines și Earned Value Management) pentru a susține cu succes examenul de certificare.

10. Din perspectiva dumneavoastră, care sunt principalele beneficii ale unui astfel de program pentru organizație?

Bogdan Păun: Din perspectiva Managerului Departamentului Management de Proiect, principalele beneficii ale programului de formare și certificare Microsoft Project sunt standardizarea metodologiei de gestionare a proiectelor, optimizarea alocării resurselor și vizibilitatea în timp real asupra Portofoliului. Cele mai importante avantaje aduse organizației includ:

• Planificare și monitorizare avansată: Elimină erorile din estimările manuale, oferind instrumente automate pentru trasarea drumului critic, calculul orelor de muncă și stabilirea relațiilor de dependență între activități.
• Vizibilitate consolidată asupra Portofoliului: Oferă o imagine de ansamblu clară prin diagrame Gantt și cronologii ușor de urmărit, facilitând raportarea precisă a statusului către Conducerea superioară a organizației.
• Control riguros al resurselor și bugetelor: Permite gestionarea eficientă a încărcării echipelor de proiect, preîntâmpinând suprasolicitarea angajaților și identificând deviațiile de la buget încă din stadii incipiente.
• Uniformizarea proceselor din cadrul departamentului: Un personal instruit și certificat garantează că toți membrii echipei de proiect sau managerii de proiect utilizează aceiași termeni și aceleași standarde de lucru, conform standardelor profesionale.

11. Ce recomandare ați face altor organizații care iau în calcul dezvoltarea competențelor de project management și utilizare MS Project?

Bogdan Păun: Organizațiilor care doresc să dezvolte competențe în domeniu le recomand să adopte o abordare în doi pași, exact cum am făcut-o și noi, la Hidroelectrica: prioritizarea mai întâi a principiilor/standardelor/practicilor de bază în managementul proiectelor și abia apoi trecerea la instruirea practică punctuală pentru platforma Microsoft Project. Câteva sfaturi strategice pot asigura o tranziție și o implementare de succes:

• Sincronizarea obligatorie a teoriei cu practica: Nu începeți prin a învăța butoanele unui software pe dinafară. Asigurați-vă că echipele înțeleg conceptele fundamentale (ex.: WBS) înainte de a aplica scenariile de business în diagramele Gantt.
• Evitarea supra-optimizării inițiale: MS Project este un mediu complex. Pentru a reduce rezistența la schimbare, începeți cu planificarea simplă (durate, resurse de bază) și creșteți complexitatea pe măsură ce managerii de proiect și membrii echipelor de proiect prind încredere în utilizare.
• Personalizarea conținutului: Căutați furnizori de training care oferă instruire adaptată pe specificul dumneavoastră, fie că este vorba de IT, construcții sau servicii. Un studiu de caz real (sau „inspirat dintr-un caz real”) accelerează procesul de învățare.
• Dezvoltarea competențelor transversale: Tehnologia funcționează cel mai bine în tandem cu abilități precum comunicarea, negocierea și conducerea corectă a echipelor de proiect, care sunt la fel de vitale pentru reușită.
• Pregătirea pentru standardizare: Utilizarea corectă a programului permite unificarea rapoartelor la nivelul organizației. Este indicat să stabiliți template-uri/șabloane de proiect standard pe care toți managerii de proiect din organizație să le urmeze pentru a asigura trasabilitatea.

12. Există ceva ce ați aprecia în mod special la colaborarea cu Axioma și ați dori să fie menționat în articol?

Bogdan Păun: Colaborarea cu Axioma a oferit o abordare extrem de practică, transformând conceptele teoretice în abilități de lucru direct aplicabile la locul de muncă prin cursul dedicat de formare MS Project. Punctele forte care merită menționate în mod special pentru acest articol includ:

• Practică aplicată imediat: Abordarea lor se concentrează pe utilizarea activă și memorabilitate, reducând timpul alocat sarcinilor repetitive.
• Interactivitate maximă: Cursurile au fost concepute pentru a livra rezultate reale, indiferent dacă sunt desfășurate fizic în sala de training (cum a fost preferința Beneficiarului) sau online în format live (pentru excepții).
• Dezvoltarea competențelor digitale complexe: Echipa Axioma a mers dincolo de simpla predare, echipând managerii de proiect cu tehnici de planificare a resurselor și monitorizare.

Sunt un beneficiar extrem de mulțumit de colaborarea cu Axioma, de aceea îi recomand cu căldură organizațiilor care doresc să își formeze și să își certifice angajații în MS Project.