7 sfaturi practice de lupta cu Rezistenta la Schimbare

Ana Mereuta, Trainer & Consultant

In drumul meu de analist, coordonator si apoi responsabil de optimizari, integrari si redesign de procese in organizatii aflate in diverse etape de maturitate a proceselor, m-am lovit des de situatii in care initiative bune au fost greu de acceptat sau de implementat iar unele dintre ele chiar au fost “ucise” din timp, inainte de implementare. 

Nu e nici un mister si desi nu putem sa o masuram si sa o aratam cu degetul, aceasta “Fata Morgana” ne tine de multe ori din drumul nostru, iar lucrurile bune se intampla greu, tarziu, mai putin decat am planificat sau deloc.

E vorba de Rezistenta la Schimbare. In timp am gasit si aplicat metode care m-au ajutat sa preintampin si sa depasesc aceste probleme.

Succesul schimbarii

In statisticile de BPM se povesteste ca rata de succes pe initiativele pe procese ar fi cam asa:

80-90% Continuous Improvement (schimbari mici, cu implementare rapida si modificari simple pe procese, de ex.schimbam becurile in baie cu unele economice si cu sensor de miscare si vom avea reducere de costuri indirecte).

50-60% BPM (analiza si optimizarea proceselor pe diverse directii, ca de ex: optimizare de costuri, optimizare de timp sau cresterea calitatii pe procese)

20-30% BPR (business process reengineering – remodelarea proceselor in proportie mare care sa duca la imbunatatirea rezultatelor cu peste 50%)

Motivele acestor procente mici pe BPM si BPR nu sunt simplu de explicat in cateva vorbe dar unul dintre motive e chiar aceasta rezistenta la schimbare a oamenilor si organizatiilor, rezistenta care ignorata in timp poate doar la dezastre.

Sfaturile de mai jos se adreseaza celor care sunt responsabili cu implementarea de initiative, fie ca le vor implementa ei sau le vor da spre implementare altora.

1. Lead by example: Nu lasa ca initiativa sa fie coordonata de cineva care nu are incredere in ea. E ca si cum ti-ai trimite armata la lupta si ai pune dusmanul sa fie general.

2. Ia in serios prezentarea initiala. O prezentare buna (clara, orientate pe continut, usor de urmarit) te va ajuta  asa cum una proasta (cu prea multe detalii, fara sa ofere informatii ajustate audientei) poate sa ucida initiativa.

3. Testeaza: Multe initiative sunt respinse instinctiv. Cel mai mare efect negativ posibil poate ajunge sa umbreasca cel mai mare impact pozitiv posibil. “Nu vor accepta niciodata sa lucreze in ture, isi vor da toti demisia” ar putea spune managerul unei echipe care nu a lucrat niciodata in ture fara sa mai ia in considerare optimizarea de spatiu si cresterea necesara de capacitate operationala..
Testeaza cu chestionare, survey-uri, mici grupe de clienti interni sau externi si prezinta efectul sau rezultatul inainte de a ridica ceilalti ingrijorarea ca pe  un blocaj sigur. In exemplul nostru s-ar putea sa ai surpriza ca cei mai multi dintre angajatii unui departament au lucrat in job-urile anterioare in ture si deci sunt obisnuiti cu asta. Sau poate pur si simplu poti afla printr-un chestionar ca n-ar avea de fapt nici o problema cu lucratul in ture, ba chiar i-ar ajuta in organizarea timpului personal.

 4. Tehnica pasilor marunti: Sparge munca in bucati gestionabile care se incheie cu cate un livrabil si trateaza-le ca pe sub-proiecte cu impact mai mic pe fiecare subproiect in parte dar mare in total sau prin sinergie.

 5. De ce? Calculul ROI este un “must” pentru orice initiativa. Daca e nevoie calculeaza ROI din toate unghiurile (financiar, operational, dezvoltare organizationala) si pe tot ciclul de viata al procesului pe care se aplica initiativa – inainte si dupa implementare la momente diferite.
Aceasta “cifra magica” si modul cum ai ajuns la ea iti va oferi raspunsuri la orice intrebare sau nelamurire legata de initiativa. Daca nu e asa insemna ca fie nu ai luat in considerare in calculul ROI toti factorii care influenteaza initiativa (si atunci acesta trebuie refacut), fie intrebarile nu au de fapt legatura cu initiativa.

 6. What’s in it for me: Spune clar fiecarui manager ce va castiga de pe urma implementarii initiativei chiar daca asta cere sa faci un efort suplimentar de documentare si sa pui in pielea fiecarui manager afectat pozitiv si/sau negativ de initiativa.

 7. Care este frica ta? Afla ce alte initiative au avut succes si de asemenea care sunt cele care nu au avut succes in trecut. Rezistenta la schimbare e data si de fricile si frustrarile relationate cu intamplarie din trecut si iti va fi facil sa anticipezi comportamentul colegilor stiind ce genereaza frica lor dar si cum au ajuns sa o traiasca.

Mult succes si nu lasa rutina, focusul prea mare intr-o singura directie sau pur si simplu firea ta sa stea in calea succesului.