7+1 oportunități pe care le pierzi daca nu folosesti puterea lui X Și mai degraba ce poți să câștigi? Cristian Stirbescu Senior trainer MS Excel Pentru că în ultimii ani angajații din companii se confruntă cu o creștere atât a  numărului de taskuri, cât și a complexității acestora. Prin urmare, utilizare funcției standard de căutare CTRL+F (Find) este mai degrabă de domeniul trecutului. În ziua de azi cuvintele de ordine sunt productivitate, acuratețe și viteză .  Acestea sunt ideile pe care le aud de la participanții la cursurile de Excel și Power BI, mi le împartășesc frecvent și mă simt responsabil să ofer și soluții. Pentru că numărul de clienți, tranzacțiile și sarcinile zilnice cresc, iar oamenii simt această presiune, este de ajutor să folosim instrumente noi cu care să ne facem treaba mai ușor.   În cele ce urmează vă propun să faceți cunoștință cu cea mai recentă  funcție de căutare din Excel și anume XLOOKUP ; o funcție care poate înlocui în anumite scenarii cu succes bine cunoscutele deja VLOOKUP (Vertical lookup) si HLOOKUP (Orizontal lookup). Iată ce aduce nou și care sunt motivele pentru care vă încurajez să o folosiți: 1. Sintaxa simplificată La prima vedere XLOOKUP pare o funcție complexă, cu  6 parametri. Totuși, doar primii 3 sunt obligatorii, restul fiind opționali. Mai exact,  primul, Lookup_value, reprezintă valoarea pe care o căutăm. Al doilea Lookup_array, coloana pe care se află valoarea pe care o căutăm. Iar al treilea Return_array, coloana pe care se află valoarea pe care vrem să o returneze. 2. Căurare și în stangă Una dintre constrângerile de care utilizatorii care folosesc VLOOKUP trebuie să  țină cont este ca valoarea pe care o caută să se afle pe cea mai din stânga coloană a tabelului selectat și către dreapta coloanei de pe care dorim aducerea informației. E, cum sună asta? Să revenim, dacă această cerință nu este îndeplinită, functia VLOOKUP furnizează o eroare specifică #N/A. În aceste condiții  este nevoie de copierea unei coloane pentru a se obtine tabelul dorit. Această operațiune intermediară duce mărirea fișierului și, implicit, pentru anumiți utilizatori la îngreunarea lucrului. Folosirea functiei XLOOKUP elimină efectuarea de operațiuni intermediare pentru că  se poate realiza căutarea atât la dreapta, cât și la stânga. Desigur, există și câteva alternative: 1. Să folosim funcțiile INDEX și MATCH, sintaxa fiind următoarea:                    =INDEX(Sursa!E:E,MATCH(Centralizator!F2,Sursa!F:F,0)) 2. Să utilizăm VLOOKUP în combinație cu CHOOSE și următoarea sintaxă:                     =VLOOKUP(F4,CHOOSE({1,2},Sursa!F:F,Sursa!E:E),2,0) Ce părere aveți? Folosim un simplu XLOOKUP sau una dintre variatele de mai sus? 3. Integrarea funcției IFERROR Atunci când dorim ascunderea unei erori generate de Vlookup și înlocuirea acesteia cu un text, de exemplu, este nevoie de o funcție suplimentară numită IFERROR: =IFERROR(VLOOKUP(B2,Sursa!C:F,4,0),"Valoare indisponibila") În cazul lui Xlookup abordarea este mai simplă: trebuie doar sa adăugăm la al patrulea parametru [if_not_found] informația dorită:  =XLOOKUP(B3,Sursa!C:C,Sursa!F:F,"Valoare indisponibila"). 4. Operațiuni în siguranță Se întâmplă de multe ori să efectuăm un număr mare de operațiuni asupra sursei de date (de exemplu: inserarea unei coloane). În acest mod există pericolul ca VLOOKUP să ofere un rezultat incorect pentru că funcția are capabilitatea de a actualiza tabelul sursă; dar pentru faptul că utilizatorii scriu manual numărul coloanei, aceasta rămâne fixă.  Cu ajutorul lui XLOOKUP evităm astfel de probleme pentru că în interiorul acesteia selectăm coloanele individual și funcția are capabilitatea de a le actualiza. 5. Mai multe coloane în același timp XLOOKUP este o funcție foarte versatilă, care are posibilitatea de returna valori de pe mai multe coloane simultan. Condiția este ca acele coloane să fie grupate și aranjate în ordinea dorită. 6. O potrivire aproximativă complexă Cu ajutorul XLOOKUP putem realiza căutarea după o valoare aproximativă. La al cincilea parametru al funcției [match_mode] putem selecta o valoare exactă și   următoarea cea mai mică sau o valoare exactă și următoarea cea mai mare valoare. 7. Ultima valoare Standard, funcțiile de căutare din Microsoft Excel furnizează doar prima valoare. Acest lucru înseamnă că respectiva căutare trebuie să se realizeze după o valoare unică. XLOOKUP oferă, totuși, un plus și anume posibilitatea unei ordonări descrescătoare și  aducerea ultimei valori. La ultimul parametru al funcției [search_mode] putem selecta -1 Search last to first. 8. Un bun înlocuitor și pentru HLOOKUP Toate cele amintite mai devreme în privința avantajelor pe care le oferă XLOOKUP în comparație cu VLOOKUP, se aplică și în cazul funcției HLOOKUP. Acest lucru înseamnă că X (frecvent citit ca “cross” în limba engleză) provine de la faptul că funcția realizează căutări în orice direcție: sus, jos, stânga sau dreapta. Asadar, utilizarea funcției XLOOKUP ne poate scuti de bătăi de cap și, mai mult decât atât,  vă ajută să vă eficientizați  munca în Microsoft Excel. Atenție însă, XLOOKUP este disponibilă doar în variantele Microsoft 365, respectiv Excel 2021! Pentru mai multe detalii si exemplificari va astept la din cursul Microsoft Excel Advanced. Spor la treaba!

In ultimii ani, lucrul in Microsoft Excel a devenit din ce in ce mai facil datorita introducerii de functii si functionalitati noi care simplifica procesele de analiza si prelucrare a datelor. Dintre acestea va propun sa ne concentram astazi pe Power Query Editor, o unealta puternica de import si transformare a datelor, care vine cu multe avantaje pentru utilizatori. Ce este Power Query Editor? Microsoft Power Query este un instrument de transformare a datelor, furnizat ca parte a aplicatiilor Power BI si Excel de la Microsoft. Utilizatorii pot sa conecteze, sa modeleze si sa transforme datele din diverse surse inainte de a le incarca in modelul de date pentru analiza si raportare. Iata cateva din avantajele pe care le ofera Power Query Editor, avantaje pe care merita sa le iei in calcul atunci cand ai nevoie sa lucrezi in Excel cu date din diverse surse: 1. Importul simplu si eficient al datelor Power Query permite utilizatorilor sa importe date dintr-o varietate de surse, inclusiv din fisiere Excel, baze de date (SQL Server, Access), fisiere Text/CSV, XML, JSON sau PDF, pagini web si multe altele, fara a fi necesare cunostinte avansate de programare. 2. Transformarea datelor fara utilizarea de cod Cu Power Query Editor, puteti aplica o serie de transformari asupra datelor, cum ar fi filtrarea, sortarea, combinare si pivotarea, fara a fi necesara scrierea de cod. 3. Replicarea actiunilor si automatizarea lor Transformarile efectuate in Power Query Editor sunt memorate pas cu pas intr-un proces, ceea ce permite repetarea usoara a acestor actiuni pentru actualizarea periodica a datelor. 4. Agregarea datelor din surse multiple Puteti combina date din surse diferite folosind Power Query, permitandu-va sa creati o vizualizare unificata a informatiilor intr-un singur loc. Aici este vorba de Append Query si Merge Query. Exemplu utilizand Append Query Exemplu utilizand Merge Query 5. Eliminarea duplicatelor Power Query face usoara identificarea si eliminarea inregistrarilor duplicate din datele importate. 6. Vizualizarea si modificarea etapelor de transformare Puteti vizualiza si edita pasii de transformare a datelor din Power Query Editor, cu posibilitatea de a ajusta operatiile pentru a obtine rezultate precise. 7. Actualizari usoare Puteti actualiza rapid si usor datele importate cu doar câteva click-uri, pentru a avea intotdeauna cele mai recente informatii disponibile in foaia de lucru Excel. La importul din Folder actualizarea datelor din noile fisiere adaugate in folderul respectiv se realizeaza printr-un simplu click (Refresh Preview). 8. Lucrul cu date calendaristice Daca utilizati Power Query Editor nu mai aveti nevoie de functii Excel precum Year, Month, Day. Trebuie doar sa selectati coloana care contine date calendaristice si sa extrageti componenta care va intereseaza. 9. Simplifica luarea deciziilor Folosirea functie IF in Excel poate sa nu fie la indemana oricui din cauza dificultatii de acomodare cu parametrii functiei. In Power Query Editor poate fi folosita functionalitatea Conditional Column in care creati conditiile vizual cu cateva click-uri de mouse si introducand valorile in casutele de text respective. Foarte simplu, nu-i asa? 10. Lipirea informatiilor din coloane diferite In Power Query Editor functionalitatea Merge Columns inlocuieste cu succes functii din Excel precum Concatenate sau Concat. Mai mult, putem alege sa inlocuim datele sau sa le transpunem pe o noua coloana. In concluzie In ansamblu, Power Query Editor face gestionarea si analiza datelor mai eficienta si mai accesibila, fara a fi nevoie de cunostinte avansate de programare sau lucrul cu seturi mari de date. Asa cum mentionam la inceputul articolului, Power Query Editor se regaseste si in Power BI Desktop cu cateva diferente minore. Pentru mai multe detalii si exemplificari va astept la unul din cursurile Microsoft Excel Advanced sau Microsoft Power BI Desktop. Spor la treaba!

Daniela, cine esti si cu ce te ocupi?

Sunt Daniela Mitroescu, :) aterizata pe Pamant undeva prin 89', intr-o familie cu profil tehnic, devenita Moaca prin casatoria cu un om misto si mama a doi teroristi minunati.

Pe plan profesional, ma ocup de coordonarea unui echipe din cadrul EOSIT Services,companie ce produce software in domeniul colectarii de creante.

Ce preferi sa faci in afara orelor de program?

Ai mei nazdravani ocupa mare parte din timpul liber, asa ca incercam sa descoperim lumea impreuna.

Cum ai ajuns sa lucrezi in IT? Ce apreciezi cel mai mult la jobul tau actual?

Povestea mea cu IT-ul incepe devreme, din scoala generala. Intodeauna mi-a placut matematica, insa parintii mei au considerat ca nu este de ajuns si m-au indreptat catre informatica. Nu ma gandeam pe atunci ca am sa imi fac meseria cu atata placere si pasiune, asa ca nu pot decat sa le multumesc.

Imi desfasor activitatea in EOS din 2011, primele 6 luni am lucrat in departamentul de IT din cadrul EOS Ksi Romania si apoi am trecut in EOS IT.

Cel mai mult apreciez la jobul meu faptul ca in cei 11 ani am invatat in fiecare zi ceva nou, m-am dezvoltat si am avut libertatea sa  aleg, mai mult de atat, am fost incurajata sa iau decizii si am avut sprijinul unor oameni extrordinari.

In 2022 ai parcurs programele de SAFe Scrum Master si SAFe POPM. Cum te-au ajutat acestea sa cresti profesional?

Am inceput sa implementam Safe in EOSIT in 2018-2019  din nevoia de agilitate.

Treceam de la a oferi o solutie monolit la o solutie bazata pe microservicii si nu reuseam sa livram la timp, deploy-urile in productie aveau o cadenta de >4 luni.

Dupa cateva incercari de a ne organiza in echipe agile si a incepe sa producem si sa livram la timp, am reusit sa ajungem la o formula stabila - avem echipe de dezvoltare in Romania, Macedonia si Polonia, echipa de analisti si echipa de migrare in Romania, deploy-urile se realizeaza acum automat, in fiecare zi si lucram in sprinturi de 2 saptamani.

Cele 2 cursuri de Safe m-au ajutat sa inteleg concepte esentiale pentru activitatea mea si sa fixez cunostinte ce ma vor ajuta pe termen lung. Am invatat ca trebuie respectate regulile de aur ca sa poti atinge obiectivele propuse. Chiar daca practicam Safe si mai trecusem prin documentatie, nu intelesesem tool-ul cu adevarat, insa cursul a rezolvat enigmele Agile-ului.

Spre finalul anului trecut ai facilitat pentru prima oara un eveniment de PI Planning. Cum a fost aceasta experienta pentru tine?

A fost o experienta asa cum mi-am dorit, chiar daca mai am multe de invatat, a fost o cermemonie ce m-a scos din zona de comfort si in final sunt multumita de rezultat.

Trebuie sa recunosc ca m-au ajuta mult PI-urile moderate de Marian, experienta si faptul ca ne-a ajutat sa intelegem fiecare pas din cadrul acestei ceremonii SAFe.

Ce le recomanzi celor care doresc sa se dezvolte profesional utilizand SAFe?

Recomand SAFe, in cazul echipei noastre a functionat si m-a ajutat nu numai pe mine dar si pe colegii mei sa ne dezvoltam, am iesit din zona de comfort si am invatat lucruri noi.

Suntem mai organizati si dedicati dezvoltarii produsului nostru.

Treptat, mare parte din echipa a urmat cursurile de SAFe si asta a imbunatatit activitatea noastra.

Cum ti s-au parut examenele de la Scaled Agile?

Examenele nu sunt simple :)

Documentatia SAFe este stufoasa si e nevoie sa fie parcursa cu atentie.

Multe puncte atinse de examen insa sunt subliniate si explicate pe parcursul cursului.

Ce le recomanzi celor care se pregatesc pentru certificare?

Cursul are un rol esential, de asemenea si parcurgerea documentatiei.

Daca este deja practicat SAFe, cursul vine ca un plus necesar.

Cine esti si cu ce te ocupi?

Salutare Marian, eu sunt Andrei Vlad si sunt responsabil pentru relatii publice la filiala din Romania al grupului farmaceutic Roche, unul dintre cele mai mari din lume. Din pozitia mea imi place sa cred ca ajut oamenii sa inteleaga mai bine cele mai noi descoperiri din sfera medicala, si cum putem sa fim mai sanatosi.

Cine este Claudiu Bota?

Un om, intre oameni - Claudiu Bota, Patient Journey Partner

La inceputul lunii August am avut o discutie cu Marian Stirbescu despre livrarea de cursuri online si cum sustinem invatarea in noua realitate. In acest articol ne-am concentrat pe Colltrain, un serviciu revolutionar care ajuta trainerii sa livreze experiente de invatare unice centrate pe implicare si lucru in echipa.

Spune-mi cateva cuvinte despre tine si despre Koding

Sunt Silviu Chiran. Antreprenor in zona de tehnologie de 20 de ani. Mai multe detalii puteti gasi aici: https://www.chiran.ro/preambul/

Cine este Diana Ionescu?

Diana este un om obișnuit, insa foarte curios si prea visator uneori (altfel nu as putea fi creativa) cu pasiuni precum product management, drumetii montane, muzica, arta, citit, design thinking, shopping (ma intereseaza mai mult prezentarea produselor :)).

Cine este Cristina Mihalache?

Sunt Network Engineer cu o experienta de 10+ ani. In timpul concediului de maternitate pentru pentru cei doi copii am avut mult timp sa imi reconsider statutul profesional.